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Estructura Organizacional

 

BREVE RESEÑA

Mediante decreto 1673 de 20 de mayo de 2008 fue designado Notario Cuarto del círculo de Cúcuta el dr. RUBEN DARIO GALVIS GARCIA, con cédula de Ciudadanía Nº 13.249.563 de Cúcuta y Tarjeta profesional 17453 del Minjusticia; cargo del cual tomó posesión el día 27 de mayo del año 2008, mediante acta de posesión No 1778.

La planta del personal de la Notaria Cuarta del círculo de Cúcuta, cuenta con los cargos, funciones y asignaciones mensuales que se detallan a continuación:

 

A.-SECRETARIA GENERAL: Tendrá las siguientes  funciones:

1. Reemplazar al Notario en las ausencias y permisos, salvo designación en contrario.

2. Firmar conjuntamente  con el Notario las  resoluciones y demás  actos que se expidan en la Notaria.

3.-Llevar el libro de testamentos cerrados.

4.-Las demás funciones que se le designen.

 

B.-ASESOR JURIDICO EXTERNO: Tendrá las siguientes funciones.

1.-Revisar las minutas que presenten los interesados y verificar previamente el lleno de los requisitos  legales y fiscales.

2.-Prestar asesoría jurídica a los usuarios  de la Notaria.

3.-Las demás funciones que se le asignen.

C. PROTOCOLISTA: Tendrá las  siguientes   funciones

  1.  Solicitar a los usuarios los documentos de identificación  y verificar  el lleno de los requisitos  fiscales exigiendo  para tal fin los certificados   y comprobantes respectivos.
  2. Registrar la cedula de ciudadanía  en la base de datos.

 

  1. Elaborar en forma  pormenorizada la liquidación correspondiente al valor de las escrituras públicas.
  2. Efectuar las retenciones establecidas por la ley.

 

  1. Distinguir  con el número de orden en letra y cifras  numerales, las escrituras  corridas, indicando también  Municipio, Departamento, República, nombres y apellidos del Notariado y el círculo correspondiente.

 

  1. Llevar el libro de relación de escrituras, el libro de índice de índice alfabético y el libro de actas de presentación.
  2. Llevar el libro de certificados.
  3. Atender al público en forma cortés  y diligente.
  4. Llevar el libro de depósitos.
  5. Tomar de forma nítida las impresiones de las huellas dactilares.
  6. las demás que se le asignen.

 

D.AUXILIAR DE PROTOCOLIZACION

1.-Elaborar mecánicamente las minutas presentadas por los interesados y las que entreguen para tal fin  al asesor jurídico.

2.-Solicitar a los usuarios los documentos de identificación  y verificar  el lleno de los requisitos  fiscales exigiendo  para tal fin los certificados   y comprobantes respectivos.

3. Efectuar el cotejo de las escrituras matrices con sus respectivas copias.

4. Imponer los sellos correspondientes a todas y cada una de las copias     para su expedición.

5. Colocar el sello de seguridad en las originales de las escrituras.

6. Llenar  las carátulas contentivas de las escrituras.

7. Atender al público en forma cortés  y diligente.

8. Las demás que  se le asignen.

 

E. OPERADOR DE SISTEMAS: Tendrá las siguientes funciones.

1. Velar por el buen funcionamiento del computador asignado.

2. Verificar periódicamente el equipo con el paquete antivirus.

3.-Reportar inmediatamente cualquier anomalía o imperfecto del computador asignado.

4.-Procesar en microsoft Word los documentos asignados.

5. Elaborar Declaraciones Extra juicio, Actas de supervivencia y demás que le sean asignadas por el Notario.

6. Prestar su auxilio laboral al protocolista cuando sea requerido.

7. Tomar de forma nítida las impresiones de las huellas dactilares.

8. Las demás funciones que le sean indicadas por el Notario.

 

F. AUXILIAR DE SISTEMAS

1. colaborar y ayudar en el ejercicio de sus funciones a los operadores d sistemas.

2. Elaborar Declaraciones Extra juicio, Actas de supervivencia y demás que le sean asignadas por el Notario.

3. Prestar  su auxilio laboral al protocolista  cuando sea requerido.

4. Tomar de forma nítida las impresiones de las huellas dactilares.

5. Llevar el libro de declaraciones extraprocesales.

6. Las demás funciones que le sean indicadas por el Notario.

 

G. JEFE DE AUTENTICACIONES. Tendrá las siguientes funciones.

1. Recepcionar los documentos por autenticar y verificar cuando sea el caso su coincidencia con las copias presentadas para tal fin.

2.-Tomar las huellas de los usuarios de la Notaria en presencia del Notario.

3.-Responder por los sellos de autenticaciones entregadas para su uso y demás implementos para el desarrollo de sus funciones.

4. Supervisar que los documentos sean llevados oportunamente al despacho del Notario para ser autenticados.

5. Registrar en la base de datos las cédulas de ciudadanía presentadas por lo usuarios.

6. Tomar de forma nítida las impresiones de las huellas dactilares.

7. Atender en forma cortés y diligente al público.

8. Llevar el libro de registro de firmas.

9. Las demás funciones que se le asignen.

 

H. AUXILIAR DE AUTENTICACIONES

1. Recepcionar los documentos por autenticar y verificar cuando sea el caso su coincidencia con las copias presentadas para tal fin.

2. Atender en forma cortés y diligente al público

3. Llevar oportunamente al despacho del Notario los documentos para ser autenticados.

4. Tomar de forma nítida las impresiones de las huellas dactilares.

5. Sacar las copias simples solicitadas por los usuarios.

6. sacar las copias autenticas solicitadas por los usuarios.

Las demás funciones que se le asignen

 

i. OFICIAL MAYOR DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS: Tendrá las siguientes   funciones:

1. Elaborar mecánicamente los formatos correspondientes a los registros de nacimiento, defunción y matrimonio.

2.-Verificar el lleno de los requisitos de ley para inscripción   en el registro de nacimiento, defunción y matrimonio.

3.-Atender al público en forma cortés y diligente.

4.-Llenar el libro de registro de varios diariamente, elaborar y enviar los

Informes.

5. Tomar de forma nítida las impresiones de las huellas dactilares.

 

  1. AUXILIAR DE REGISTRO CIVIL

 

  1. Apoyar en todas las funciones al oficial mayor de registro civil.
  2. Sacar, sellar y verificar que las copias solicitadas por los usuarios de registro civil de nacimiento, defunción o matrimonio se encuentren en buen estado.
  3. Verificar que todos los registros queden sistematizados.
  4. Atender al público en forma cortés y diligente.
  5. Realizar los domicilios solicitados por los usuarios para la inscripción   del registro de nacimiento.
  6. Las demás funciones que se le  asignen.

 

K.-ASEADORA: Tendrá  las siguientes funciones.

1.-Informar sobre daños e imperfectos de la empresa.

2. Mantener aseada, limpia y organizada las instalaciones de la notaría.

3. Estar pendiente del aseo de los baños asignados para uso del público.

4. Estar pendiente de que la empresa siempre cuente con los elementos de aseo necesarios, al igual que con elementos de consumo como agua, café, aromática.

5.-Las demás funciones que se le asignen.

 

M. MENSAJERO/A: tendrá las siguientes funciones:

 

  1. Pago de recibos de la empresa.
  2. Pagos boleta fiscal y registro.
  3. Consignaciones diarias en los diferentes bancos.
  4. Recoger y entregar documentos y/o escrituras en los diferentes bancos o empresas donde se necesite.
  5.  Entrega de informes en los centros zonales del ICBF.
  6. Transportar a las funcionarias si se necesita algún traslado ya sea para tomar alguna firma o registro de bebes en las diferentes clínicas y hospitales. 
  7.  Las demás funciones que se le asignen.

 

 

 L. JEFE DE PERSONAL

1. Dirigir, controlar y ordenar todo lo relacionado con el personal que labore en la Notaria.

2.-Revisar las nóminas de pago.

3. Coordinar vacaciones del personal.

4.-Velar por el orden y disciplina laboral en la sede de la Notaria.

5. verificar que el personal atienda al público en forma cortés y diligente.

6. Las demás funciones que se le asignen.

 

 

M. AUXILIAR DE CONTABILIDAD

 

  1. Elaborar la nomina mensual de la notaria.
  2. Recibir facturas de compra de la notaria y expedir los recibos de egresos e ingresos de esta.
  3. Llenar los formularios de forma mensual correspondiente a los pagos que se debe efectuar como el 10% de Min Justicia, Fondo, Súper, registraduria, salud y pensión.
  4. Los demás que se le asignen.
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